Como Cortar Custos com a Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica é uma solução tecnológica que permite que documentos sejam assinados digitalmente, sem a necessidade de imprimir, assinar à mão e enviar o documento físico. Com a adoção dessa tecnologia, as empresas podem reduzir custos com impressão, armazenamento, transporte e outros processos burocráticos como custos cartorários ou locomoção.

Neste artigo, discutiremos como a assinatura eletrônica pode ajudar a cortar custos nas empresas, com tópicos como:

• O que é assinatura eletrônica e como funciona;
• Os benefícios da assinatura eletrônica para empresas;
• Como a assinatura eletrônica pode reduzir custos;
• Dicas para escolher uma plataforma de assinatura eletrônica.

O que é assinatura eletrônica e como funciona?

A assinatura eletrônica é uma forma de autenticação de documentos digitais. Ela permite que uma pessoa assine um documento digitalmente, tornando-o legalmente válido. Isso é feito com o uso diversas tecnologias e métodos para assinatura eletrônica, como o uso de links únicos de acesso, senhas, tokens até o uso de certificados digitais pessoais como o e-CPF e o e-CNPJ.

As plataformas de assinatura eletrônica geralmente funcionam da seguinte forma:

1. Cadastro do envelope: O envelope é cadastrado na plataforma de assinatura eletrônica, uma boa ferramenta como o Signater, aceita a inclusão de múltiplos documentos num mesmo envelope, sem custos adicionais, facilitando e maximizando seu processo de assinatura pelos signatários.
2. Adição dos signatários: As pessoas que precisam assinar o documento são convidadas a adicionar suas assinaturas eletrônicas, cada signatário será identificado pelo seu email e vai receber um link exclusivo para acessar e assinar o envelope. O Signater possibilita com que você escolha inclusive quais os mecanismos adicionais de segurança cada signatário terá, além daqueles pré-programados, como uso de senhas, ou tokens via e-mail e SMS.
3. Publicação: O envelope é publicado, e cada signatário receberá um link único de acesso para revisão dos documentos presentes naquele envelope, nesse momento ele poderá rejeitar ou aprovar o envelope. É nesse momento que os mecanismos de autenticação adicionais entrarão em ação, de acordo com o que foi previamente cadastrado no sistema, códigos via e-mail ou SMS, inclusão de senhas ou outros fatores de autenticação podem ser solicitados nesta etapa, garantindo que quem está aprovando é de fato quem diz ser.
4. Conclusão do processo: Depois que todas as assinaturas são adicionadas, o documento é considerado legalmente válido, e pode ser baixado, enviado por e-mail ou armazenado na nuvem. Uma vez que esse documento seja assinado, ele é certificado, processo que utilizamos aqui no Signater, onde o mesmo não poderá mais ser modificado, garantindo assim que cada signatário assinou o mesmo documento, e que esse documento não foi e nunca poderá ser alterado sem que você saiba.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica para empresas?

A adoção da assinatura eletrônica traz diversos benefícios para as empresas. Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios:

• Redução de custos: Com a assinatura eletrônica, as empresas podem economizar em impressão, armazenamento, transporte de documentos físicos além de custos cartoriais desnecessários no mundo digital que vivemos atualmente.
• Agilidade nos processos: Como os documentos podem ser assinados e enviados digitalmente, os processos são mais rápidos e eficientes.
• Segurança: As plataformas de assinatura eletrônica geralmente possuem recursos de segurança, como criptografia e autenticação de usuários, que garantem a integridade dos documentos, por isso escolher uma boa empresa como o Signater é primordial para garantir o sucesso do seu negócio.
• Sustentabilidade: A adoção da assinatura eletrônica é uma forma de contribuir para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel e outros recursos naturais.

Como a assinatura eletrônica pode reduzir custos?

Agora que já conhecemos os benefícios da assinatura eletrônica, vamos ver como ela pode reduzir custos para as empresas.

1. Redução de gastos com impressão e papel

Ao utilizar a assinatura eletrônica, a empresa elimina a necessidade de imprimir documentos, economizando dinheiro com papel, tinta de impressora e manutenção de equipamentos de impressão. Além disso, a empresa economiza tempo, pois não precisa mais imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos físicos.

2. Economia com transporte e armazenamento

Quando os documentos são físicos, é necessário transportá-los para que as pessoas possam assiná-los. Com a assinatura eletrônica, é possível enviar documentos para assinatura de qualquer lugar, sem a necessidade de transporte físico. Além disso, a empresa economiza espaço físico de armazenamento, uma vez que os documentos são armazenados em nuvem.

3. Redução de erros e retrabalhos

A assinatura eletrônica elimina a necessidade de digitação manual dos dados e diminui a chance de erros, já que as informações digitais podem ser preenchidas automaticamente em diversos campos. Com menos erros, a empresa economiza dinheiro com retrabalho e aumenta sua produtividade.

4. Eliminação de custos cartoriais

Documentos assinados digitalmente possuem a mesma validade jurídica daqueles assinados em cartório, portanto a empresa economiza dinheiro com questões como locomoção, gasto com emolumentos cartorários, além de tempo e pessoal envolvidos em idas e vindas ao cartório local.

5. Aumento da produtividade e eficiência

Com a assinatura eletrônica, os processos se tornam mais eficientes e produtivos, pois o tempo que seria gasto em tarefas manuais é reduzido. Além disso, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, permitindo que as pessoas trabalhem de forma remota, o que aumenta a produtividade e reduz custos com deslocamento e espaço físico.

Dicas para escolher uma plataforma de assinatura eletrônica

Ao escolher uma plataforma de assinatura eletrônica, é importante considerar alguns fatores. Abaixo, listamos algumas dicas que podem ajudar na sua escolha:

1. Verifique a segurança da plataforma

A segurança é um fator crucial na escolha de uma plataforma de assinatura eletrônica. Certifique-se de que a plataforma escolhida tenha recursos de criptografia e autenticação de usuários e de signatários, além de estar em conformidade com as regulamentações de segurança de dados.

2. Avalie a facilidade de uso

A plataforma deve ser fácil de usar, tanto para quem envia os documentos quanto para quem os assina. Verifique se a plataforma oferece um processo simples e intuitivo para adicionar assinaturas e enviar documentos.

3. Considere os mecanismos de identificação e autenticação dos signatários

Certifique-se de que a plataforma escolhida possua mecanismos de identificação e autenticação sólidos, isso permitirá com que nenhuma fraude possa ser cometida durante o processo de assinatura dos seus documentos, o Signater oferece mecanismos automáticos que são executados para todo e qualquer signatário, além de propiciar o uso de mecanismos extras de autenticação, como tokens via e-mail e SMS, além de senhas entre outros. Isso elimina a maior das objeções em relação ao uso desse tipo de tecnologia, garantindo que apenas o signatário real consiga assinar aquele documento.

Portanto, se a sua empresa ainda não utiliza a assinatura eletrônica, é hora de considerar essa tecnologia e avaliar como ela pode ajudar a cortar custos e tornar seus processos mais eficientes e seguros.

Vale destacar que a assinatura eletrônica é uma solução que traz benefícios tanto para empresas quanto para seus clientes e colaboradores. Com a agilidade e facilidade proporcionadas pela assinatura eletrônica, os clientes podem assinar documentos de qualquer lugar, sem precisar se deslocar ou esperar pelo envio de documentos físicos.

Além disso, a assinatura eletrônica é uma solução sustentável, pois contribui para a redução do consumo de papel e do impacto ambiental gerado pela produção e descarte de documentos físicos.

Em resumo, a assinatura eletrônica é uma tecnologia que traz muitos benefícios para empresas e usuários finais, como a redução de custos, a eficiência nos processos e a segurança dos documentos. Se sua empresa ainda não utiliza essa tecnologia, é hora de considerar essa opção e avaliar como ela pode ajudar a melhorar seus processos e cortar custos.

Conheça o Signater e descubra como ele pode ajudar a sua empresa crescer

O Signater é uma plataforma de assinatura eletrônica que vai ajudar a sua empresa a crescer de diversas maneiras. Com a utilização da tecnologia de assinatura eletrônica, é possível otimizar processos e reduzir custos, além de melhorar a experiência do cliente e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Veja logo abaixo como o Signater pode ajudar a sua empresa crescer:

Redução de custos

Uma das principais vantagens da utilização do Signater é a redução de custos que a plataforma proporciona. Com a assinatura eletrônica, a necessidade de impressão e envio de documentos físicos é eliminada, o que reduz custos com papel, tinta, impressoras, correios e cartórios, por exemplo. Além disso, a assinatura eletrônica permite a redução do tempo e dos custos com deslocamento de pessoas, já que é possível assinar documentos de qualquer lugar, por meio de dispositivos eletrônicos conectados à internet.

Maior produtividade

Outra forma como o Signater pode ajudar a sua empresa a crescer é por meio do aumento da produtividade dos colaboradores. Com a utilização da plataforma de assinatura eletrônica, é possível automatizar processos que antes eram manuais, como a coleta de assinaturas em documentos e contratos. Isso significa que os colaboradores podem se dedicar a tarefas mais estratégicas eque agregam mais valor para a empresa, em vez de gastar tempo com processos burocráticos.

Melhoria na experiência do cliente

A experiência do cliente é um fator crucial para o sucesso de qualquer empresa. Com o Signater, você melhora a experiência do cliente ao proporcionar uma forma fácil, segura e ágil de assinar documentos. Isso aumenta a satisfação do cliente e, consequentemente, a fidelidade e a recomendação da sua marca. Além disso, a assinatura eletrônica pode acelerar o processo de fechamento de negócios, o que é vantajoso tanto para a empresa quanto para o cliente.

Mais segurança

A segurança dos documentos é um fator importante para qualquer empresa. Com a assinatura eletrônica, é possível garantir a autenticidade e integridade dos documentos, além de permitir a rastreabilidade das assinaturas e modificações realizadas nos documentos. Isso ajuda a evitar fraudes e erros, aumentando a segurança dos processos.

Maior eficiência nos processos

Por fim, o Signater ajuda a sua empresa a crescer por meio da maior eficiência nos processos. Com a utilização da plataforma de assinatura eletrônica, são eliminados gargalos e retrabalhos nos processos de assinatura de documentos, o que acelera a conclusão de tarefas e a tomada de decisões.

Como você pode perceber, o Signater é uma plataforma de assinatura eletrônica que ajuda a sua empresa a crescer de diversas formas, como a redução de custos, aumento da produtividade, melhoria na experiência do cliente, maior segurança e eficiência nos processos. Caso tenha alguma dúvida sobre nossos serviços, entre em contato agora mesmo.

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